No : 027/KA/IV/2009 Palembang, 21 Desember 2009
Hal:Laporan Hasil Manajement Audit
Kepada Yth :
Dewan Komisaris dan Direksi
PT. KELANA TUNGGAL
Palembang
Dengan ini kami sampaikan laporan manajement audit atas kegiatan operasi PT. KELANA TUNGGAL tahun 2009.
Pemeriksaan kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan tersebut. Pemeriksaan kami mencakup fungsi-fungsi penjualan, penagihan, akuntansi keuangan, distribusi, pergudangan dan personalia. Pemeriksaan tersebut dimaksudkan untuk mengevaluasi efisiensi, efektivitas, dan ekonomis (kehematan) dari kegiatan operasi perusahaan dan memberikan saran perbaikan atas kelemahan yang ditemukan selama proses pemeriksaan atas struktur pengendalian intern, sehingga diharapkan dapat meningkatkan efisiensi, keekonomisan, dan efektivitas dari kegiatan operasi perusahaan.
Ringkasan hasil pemeriksaan kami sampaikan dalam bentuk Executive Summary di bagian I, sedangkan temuan-temuan pemeriksaan dan rekomendasi kami sampaikan dalam Daftar Temuan Pemeriksaan di Bagian II.
Seandainya ada hal-hal yang perlu didiskusikan atau ditindaklanjuti, kami dengan senang hati bersedia untuk melaksanakan hal tersebut.
Selama melaksanakan manajement audit ini, kami telah memperoleh bantuan dukungan, dan kerjasama yang sangat baik dari Direksi dan Staf PT.KELANA TUNGGAL.
Untuk itu kami mengucapkan banyak terima kasih dan kami mengharapkan kerjasama kita dapat berlanjut.
Kantor Akuntan
Reska & Rekan
Reska Rahmatullah
BAGIAN I
EXCECUTIVE SUMMARY
Secara umum kami berpendapat bahwa struktur pengendalian intern PT. KELANA TUNGGAL sudah cukup baik, begitu juga kegiatan operasi dan hasil usaha perusahaan sudah menunjukkan peningkatan yang cukup berarti.
Namun demikian kami melihat masih terdapat cukup banyak kesempatan untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan ekonomis (kehematan) dari kegiatan operasi perusahaan, selain itu dengan semakin berkembangnya kegiatan operasi perusahaan, diperlukan dukungan dari struktur pengendalian intern yang lebih baik lagi.
Berikut ini kami sampaikan ringkasan temuan pemeriksaan dari masing-masing fungsi yang terdapat di perusahaan yang menurut pendapat kami memerlukan perhatian dari manajemen.
Secara lebih terperinci, dalam bagian III dari laporan kami, disampaikan temuan-temuan pemeriksaan yang mencakup kondisi, akibat dan rekomendasi.
A. BAGIAN PENJUALAN
1. Aplikasi program computer untuk penjualan dan persediaan belum menerapkan Sistem database, melainkan hanya program aplikasi lotus-makro, akibatnya pemrosesan data dan pelaporan menjadi lambat dan kuran terjamin akurasinya.
2. Salesmen di Banyuasin selain melakukan penjualan juga melakukan penagihan kepada pelanggan, akibatnya rute perjalanan menjadi terganggu dan rencana kunjungan pada hari tersebut tidak dapat dilaksanakan seluruhn ya.
3. Perusahaan belum membentuk tim khusus untuk pemasaran produk baru. Akibatnya penjualan produk baru tidak berkembang sesuai rencana.
4. Sistem insentif yang diterapkan perusahaan dihitung berdasarkan factor pencapaian target per produk, tidak mempertimbangkan factor penambahan outlet baru, jumlah pelanggan aktif dan disiplin karyawan, sehingga penambahan outlet berkurang dan pelayanan terhadap pelanggan kurang diperhatikan.
B. BAGIAN GUDANG
1. Struktur organisasi dan penugasan kerja bagian gudang secara baku tidak ada, sehingga terjadi rangkap tugas antara bagian loading dan bagian administrasi.
2. Warehouse melakukan order pesanan kepusat hanya melalui telepon. Akibatnya jika terjadi kesalahan dalam pengiriman sukar yntuk menentukan siapa yang bertanggung jawab atas kesalahan tersebut.
C. BAGIAN PENAGIHAN
1. Terdapat kekurangan personil dibagian kredit control, sehingga statement of account untuk pelanggan tidak dibuat dan bagian ini belum dapat melaksanakan fungsinya secara efektif.
2. Uraian tugas untuk petugas verifikasi account receivable belum dipahami secara jelas, dan menunjukkan petugasnya tidak dikuatkan dengan surat keputusan (penunjukkan dalam bentuk lisan), akibatnya salesmen / supervisor dan bagian lainnya kurang membantu dalam pelaksanaannya.
D. BAGIAN AKUNTANSI DAN KEUANGAN
1. Kebijakan perusahaan menetapkan bahwa transfer dari banj warehouse baru bias dilakukan setiap hari selasa dan jumat (2 kali seminggu), akibatnya manajemen kas menjadi kurang efisien, sebagai contoh saldo rata-rata yang menganggur setiap bulan kurang lebih Rp. 500 juta. Penggunaan fasilitas LIPPOLINK dengan fasilitas overdaft terpusat, perlu dipertimbangkan kas bersih yang dihasilkan dari operasi perusahaan, sebagian besar terserap untuk pembayaran bunga dan un tuk mengurangi pinjaman. Kami melihat bahwa jika fungsi treasurer perusahaan lebih diaktifkan bisa dilakukan penghematan biaya bunga sehingga laba perusahaan bisa diperbesar, misalnya :
- Bank loan diusahakan dalam bentuk overdaft facility
- Saldo bank dikelola dengan “Bank Link”, dan ke “rekening Bank loan” sehingga bisa dihemat niaya bunga.
2. Belum ada accounting manual dan operating manual untuk semua bagian. Akibatnya system dan prosedur tidak baku dan terjadi kesulitan dalam mengevaluasi hasil kerja karyawan. Disamping itu data keuangan yang disajikan sebagai salah satu bahan pengambilan keputusan kurang diandalkan.
3. Pelunasan piutang dagang dengan bilyet giro kredit / dubukukan pada saat diterimanya bilyet giro tersebut. Akibatnya insentif telah diberikan kepada salesmen sebelum dana atas bilyet giro tersebut dapat dicairkan.
4. Pengelolaan kas kecil tidak menggunakan imperest fund system. Akibatnya pengendalian kas kecil kurang efektif dan efisien.
E. BAGIAN PERSONALIA
1. Struktur organisasi dan uraian tugas belum menggambarkan secara lengkap, fungsi/bagian tertentu dalam perusahaan, contoh : Internal audit. Akibatnya fungsi tersebut menjadi tidak efektif karena belum diakui keberadaannya.
2. Hasil inventarisasi fisik aktiva tetap menunjukkan bahwa perlengkapan / mesin kantor milik PT. Kelana Tunggal belum diberi kode inventaris secara khusus pada fisik barang. Akibatnya dapat menimbulkan masalah dalam identifikasi kepemilikan antara PT. Kelana Tunggal dalam satu kelompok.
3. Belum ada bagian legal untuk menghadapi persoalan yang menyangkut aspek hukum. Akibatnya dapat mengganggu aktivitas suatu bagian lain serta penanganan yang tidak konsisten / terkoordinasi untuk masalah yang sama.
BAGIAN III
DASAR, TUJUAN, DAN RUANG LINGKUP PEMERIKSAAN
1. DASAR PEMERIKSAAN
Dasar pemeriksaan kami terhadap manajemen PT. Kelana Tunggal adalah proposal No. 25/KA/VI/2009.
2. TUJUAN PEMERIKSAAN
I. OVERAL AUDIT OBJECTIVES
1. Untuk memeriksa apakah kegiatan usaha perusahaan telah dilaksanakan secara efisien, efektif, dan ekonomis
2. Untuk memberikan saran perbaikan, seandainya selama pemeriksaan ditemukan adanya kelemahan dalam struktur pengendalian intern, ketidak aktifan dan ketidak ekonomisan dalam kegiatan usaha perusahaan.
II. SPESIFIC AUDIT OBJECTIVES
1. Fungsi penjualan dan pemasaran :
a. Untuik mengetahui apakah sudah terdapat kebijakan tertulis mengenai kegiatan penjualan dan pemeriksaan (CRITERIA)
b. Untuk memeriksa apakah kebijakan tersebut sudah dijalankan dengan baik oleh bagian penjualan dasn pemasaran
c. Untuk mengevaluasi apakah kebijakan tersebut sudah cukup baik, dalam arti dapat meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan ekonomisan dalam kegiatan fungsi penjualan dan pemasaran
d. Untuk memeriksa apakah dalam pelaksanaan kegiatan fungsi penjualan dan pemasaran, terdapat hambatan dan permasalahan (CAUSES)
e. Untuk memeriksa pengaruh dari hambatan dan permasalahan tersebut terdapat kinerja fungsi penjualan dan pemasaran (EFFECT)
2. Fungsi Distribusi dan Pergudangan
a. Untuk mengetahui apakah sudah terdapat kebijakan tertulis mengenai kegiatan distribusi dan pergudangan (CRITERIA), termasuk inventory manajementnya
b. Untuk memeriksa apakah kebijakan tersebut sudah dijalankan dengan baik oleh bagian distribusi dan pergudangan
c. Untuk mengevaluasi apakah kebijakan tersebut sudah cukup baik, dalam arti dapat meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan ekonomisan dalam kegiatan fungsi distribusi dan pergudangan
d. Untuk memeriksa apakah dalam pelaksanaan kegiatan fungsi distribusi dan pergudangan, terdapat hambatan dan permasalahan (CAUSES) yang bisa menyebabkan marginal revenue lebih kecil dari pada marginal distribusi cost
e. Untuk memeriksa pengaruh dari hambatan dan permasalahan tersebut terdapat kinerja fungsi penjualan dan pemasaran (EFFECT)
3. Fungsi Penagihan
a. Untuik mengetahui apakah sudah terdapat kebijakan tertulis mengenai pengelolaan piutang dan Penagihannya (CRITERIA)
b. Untuk memeriksa apakah kebijakan tersebut sudah dijalankan dengan baik oleh fungsi penagihan
c. Untuk mengevaluasi apakah kebijakan tersebut sudah cukup baik, dalam arti dapat meningkatkan kolektibilitas piutang
d. Untuk memeriksa apakah dalam pelaksanaan kegiatan pengelolaan piutang dan Penagihannya fungsi penjualan dan pemasaran, terdapat hambatan dan permasalahan (CAUSES)
e. Untuk memeriksa pengaruh dari hambatan dan permasalahan tersebut terdapat kinerja fungsi penjualan dan pemasaran (EFFECT)
4. Fungsi Keuangan dan Akuntansi
a. Untuik mengetahui apakah sudah terdapat kebijakan tertulis mengenai fungsi keuangan dan akuntansi (CRITERIA)
b. Untuk memeriksa apakah kebijakan tersebut sudah dijalankan dengan baik oleh fungsi keuangan dan akuntansi
c. Untuk mengevaluasi apakah kebijakan tersebut sudah cukup baik, dalam arti dapat meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan ekonomisan dalam kegiatan fungsi keuangan dan akuntansi
d. Untuk memeriksa apakah dalam pelaksanaan kegiatan fungsi keuangan dan akuntansi fungsi penjualan dan pemasaran, terdapat hambatan dan permasalahan (CAUSES) yang bisa menghambat peningkatan profitabilitas dan likuiditas perusahaan
e. Untuk memeriksa pengaruh dari hambatan dan permasalahan tersebut kinerja fungsi keuangan dan akuntansi
5. Fungsi Sumber Daya Manusia, khususnya dibagian penjualan dan pemasaran
a. Untuik mengetahui apakah sudah terdapat kebijakan tertulis mengenai fungsi sumber daya manusia (CRITERIA)
b. Untuk memeriksa apakah kebijakan tersebut sudah dijalankan dengan baik oleh fungsi sumber daya manusia
c. Untuk mengevaluasi apakah kebijakan tersebut sudah cukup baik, dalam arti meningkatkan kualitas personil perusahaan
d. Untuk memeriksa apakah dalam pelaksanaan kegiatan fungsi SDM terdapat hambatan dan permasalahan (CAUSES)
e. Untuk memeriksa pengaruh dari hambatan dan permasalahan tersebut kinerja fungsi sumber daya manusia (EFFECT)
3. RUANG LINGKUP PEMERIKSAAN
Ruang lingkup pemeriksaan kami terhadap manajemen PT. Kelana Tunggal adalah memeriksa seluruh kegiatan opersaional yang meliputi :
- Fungsi penjualan
- Fungsi distribusi dan pergudangan
- Fungsi penagihan
- Fungsi keuangan dan akuntansi
- Fungsi SDM, khususnya dibagian penjualan dan pemasaran
No. Kondisi Akibat Rekomendasi
1. Penagihan piutang atas penjualan dilakukan pada saat kunjungan rutin dilakukan. Kemungkinan piutang yang sudah dubayar tidak langsung disetorkannya kebagian keuangan, uangnya ditahan dulu oleh salesmen. Setiap hasil penagihan dan penagihan yang belum dilunasi harus disetor pada hari yang sama kebagian keuangan beserta daftar penerimaannya.
2. Salesmen kurang memahami cara penghitungan insentif. Dampak motivasi pemberian insentif kurang tercapai karena salesmen menganggap jumlah insentif yang diterima adalah apa adanya. Kebijakan dan metode perhitungan insentif perlu dikomunikasikan kepada seluruh salesmen.
3. Outlet yang harus dikunjungi oleh salesmen berdasarkan jadwal yang telah ditentukan terlalu banyak dan jarak tempuh terlalu jauh. Ada penundaan kunjungan dihari berikutnya akan terjadi extra / tambahan kunjungan. Sebaikn ya untuk rute yang outletnya padat jumlahnya dibagi menjadi dua atau menambah salesmen (mengkaji kembali masalah routing).
4. Karena mengejar rute pada hari yang bersangkutan, salesmen jarang menaikkan atau menurunkan barangnya terlalu banyak karenanya pengenalan untuk produk baru juga jarang dilakukan. Produk baru tidak banyak dipasarkan Ada petugas khusus yang bertugas untuk memperkenalkan produk baru tersebut.
5. Sistem insentif yang diterapkan perusahaan dihitung berdasarkan factor pencapaian target per produk. System tersebut belum mempertimbangkan factor penambahan outlet baru, jumlah pelanggan aktif dan disiplil/absensi karyawan (kualitatif) Pelanggan kurang diperhatikan secara factor kualitatif lain untuk mendukung keberhasilan perusahaan kurang diperhatikan. Dimasukkan dalam perhitungan pemberian insentif atas unsur-unsur berikut :
Penambahan outlet baru / pelanggan baru
Efektivitas jumlah pelanggan yang efektif / order.
No. Kondisi Akibat Rekomendasi
6. Struk organisasi dan penugasan kerja bagian gudang secara baku tidak ada. Pembagian beban tidak merata. Perlu dibuat struktur organisasi dan job dercription secara tertulis.
7. Tugas bagian gudang tidak bertanggungjawab atas barang tapi juga turut membantu pada saat loading dan mengerjakan bagian administrasi. Petugas gudang kurang termotivasi untuk lembur. Perlu dilakukan peninjauan atas kebijakan uang lembur.
8. Uraian tugas untuk petugas verifikasi account receivable belum dipahami secara jelas, dan menunjukkan petugasnya tidak dikuatkan dengan surat keputusan (penunjukkan dalam bentuk lisan) salesmen / supervisor dan bagian lainnya kurang membantu dalam pelaksanaannya Pengangkatan petugas verifikasi account receivable dikuatkan dengan surat keputusan.
9. Internal auditor belum berfungsi sehingga bagian staf accounting internal auditor misalnya orang bisa bertugas memeriksa data, mengisi kode mengentri data dan membuat laporan. Pemeriksaan intern yang dilakukan oleh bagian accounting dapat menyebabkan keraguannya kebenaran laporan yang dibuat. Diharapkan dapat dibentuk bagian internal audit yang berugas untuk membantu manajemen dalam melaksanakan tanggung jawabnya dengan memberi analisis, penilaian, saran, dan komentar mengenai tugas yang diperiksa.
10. Proses data belum intergreted, hal ini akan menyebabkan setiap bagian akan mengirim data jadi yang selanjutnya akan diposting ke bagian accounting ke general holder. Tidak semua pelanggan dapat dikunjungi untuk konfirmasi saldo, tidak pernah dibuat strategi of account untuk pelanggan dan sulit untuk meilai hasil kerja dari bagian ini. Perlu dipertimbangkan untuk menambah tugas kredit control
No. Kondisi Akibat Rekomendasi
11. Penyajian laporan keuangan belum menggunakan cost centre, budget yang ada masih minim dan belum di follow up. Tidak bisa dianalisis efektivitas dan efisiensi dari laporan keuangan untuk per departemen warehouse atau wilayahnya. Sebaiknya dibuat cost centre sehingga mudah untuk mengevaluasi performance masing-masing bagian, selain perlu dibuat perbandingan antara budget dan realisasinya.
12. Aplikasi program computer untuk penjualan dan persediaan belum menerapkan Sistem database, melainkan hanya program aplikasi lotus-makro, pemrosesan data dan pelaporan menjadi lambat dan kuran terjamin akurasinya.
Kesesuaian fasilitas dengan kebutuhan yang ada sebaiknya dapat dipertemukan. Salah satu contohnya adalah penyediaan rencana data base baru untuk warehouse dapat direalisasi secapetnya.
13. Kas bersuh yang dihasilkan dari operasi perusahaan sebagian besar terserap untuk pembayaran bunga dan pengembangan asset. Tidak ada kelebihan kas yang dapat digunakan untuk mengurangi pinjaman. Investasi hanya dapat pada asset yang dibiat meningkatkan asset turnover/ penjualan dan profit/castflow pada perusahaan.
Mempertimbangkan cost dan benefitnya penignkatan penjualan sebaiknya dapat meningkatkan laba (CONTRIBUTION MARGIN) versus peningkatan biaya keuangan (BUNGA) ditambah bad stock cost = margin profit vs marginal cost.
No. Kondisi Akibat Rekomendasi
14. Kebutuhan modal kerja terus meningkat pada hal kredit term dari supplier lebih besar dari kredit term kepada pelanggan. Hasil kas bersih dari operasi perusahaan berkurang dengan kenaikan kebutuhan modal kerja tersebut. Pengelolaan kebutuhan modal kerja yang lebih efisien seperti :
1. frekuensi order persediaan.
2 .pengolahan penagihan yang insentif serta pengolahan insentif penagihan.
15. Manajemen kebijakan kas perusahaan menetapkan bahwa transfer dari bank warehouse baru bisa dilakukan setiap hari selasa dan jumat (2 kali seminggu) sehingga menimbulkan saldo rata-rata yang menganggur setiap bulan. Ada loss untuk selisih bunga yang sebenarnya / seharusnya tidak terjadi setiap bulannya. Perlu dipertimbangkan oleh perusahaan untuk menggunakan LIPPOLINK dan dengan fasilitas overdraft yang didesentralisasi kemudian dibagikan ke masing-masing warehouse. Ini akan membantu perusahaan untuk menghemat biaya bunga.
16. Tidak semua pengelolaan kas kecil menggunakan imperest fund system pengendalian kas kecil kurang efektif, efisien (Idle cash) dan kekurangan kas untuk transaksi-transaksi (berfluktuasi). Diseragamkan penggunaan imperest fund pada semua kas kecil warehouse.
